リモート時代のコミュニティ活用のヒント – 4. 知財、法務担当者や主要なステークホルダーを巻き込む必要性

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2020/06/24

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リモート時代のコミュニティ活用のヒントシリーズより、『4. 知財、法務担当者や主要なステークホルダーを巻き込む必要性』をお届けします。この記事はTopcoder公式ブログ記事 “WHY YOU SHOULD ENGAGE IP, LEGAL, AND KEY STAKEHOLDERS EARLY IN NEW CROWDSOURCING PROGRAMS” の翻訳記事です。


クラウドソーシングプラットフォームを使って1つか2つのプロジェクトを進めることと、企業の中で自由に、かつ規模に応じて、チームがクラウドソーシングを使えるようにプログラムを構築することの間には、大きな違いがあります(本記事では以下、「プログラム」とは「組織内でチームが自由かつ規模に応じてクラウドソーシングを活用するための一連の活動」を意味することとします)。

 

Topcoderは、クラウドソーシングプラットフォームを小規模に使いたいお客様、大規模に使いたいお客様の両方に対してサービスを提供しています。近年、Topcoderにとって、またより広い範囲でのギグエコノミー「業界」にとってワクワクすることに、より多くの企業がクラウドソーシングでプロジェクトを計画、設定、実行することに興味を持ち始めています。その理由はシンプルで、クラウドソーシングで委託出来る業務の種類と難度が増すことによって、これらの企業は生産性を向上させ、イノベーションを作り出すことが出来る為です。

このように、クラウドソーシングを大規模に活用していきたいと考えるお客様に対して、私たちからの真摯で公正なアドバイスをするとすれば、それは「早い時期から法務の専門家のチームを巻き込見ましょう」というアドバイスになります。

 

新規にクラウドソーシングプログラムを始める際には、知的財産(IP、Intellectual Property)、データプライバシー、機密情報、リスク、コンプライアンスの扱いが懸念事項として挙げられる筈です。クラウドソーシングで人材を活用したことのある企業は例外なく「先手先手のコミュニケーションを行う事が、信頼関係を構築し、全ての関係者に情報を行き渡らせ、開発プロセスの早い段階で重要な調整をする機会を確保する為に極めて重要だ」と語ります。

 

早い段階で知財や法務の専門家、その他の関係者を巻き込むことで、企業をリスクから確実に保護し、最終目標に向けて迅速に行動できるような方法でプロジェクトを設計する事が出来ます。このブログでは、組織でのクラウドソーシング活用を成功に導くための4つの戦略を紹介します。

 

戦略 1. スタートのタイミングから知的財産の対応に取り組む

どのような種類であっても、オープンイノベーション・プロジェクトをスムーズに進めるための最初のステップは、知的財産に関する専門家を早い時期からプロジェクトに慎重に巻き込み、プロセスに対して主体的に関与出来るようにすることです。関連する情報をパッケージ化して、知財専門家が問題を明確化し、規約、条件、コミュニケーションに関する計画を立てられるように準備します。先手を打った計画立案と、知財に関するディスカッションポイントの明確化を行うことによって、プログラムに携わるメンバーに社内プロセス、指揮系統、利害関係者の意見を尊重していることを伝達する事が出来ます。

 

このアプローチはよくある困難な状況を避け、確かな成果を得ることにつながります。知財専門家の中には気難しい人もいるかも知れませんが、実際には彼らの多くのは革新的でありたいと考えています。知財専門家の元に相談が持ち込まれるのは往々にして、問題が発生してから、または混乱を収束させなければならないような状況、つまりとてもストレスの多い状況になってからです。このような状況は知財専門家をプロジェクトのパートナーとして早期から賢く巻き込むことによって、彼らの時間を無駄にすることなく避けることができます。

 

戦略 2. 社内弁護士をチームに巻き込む

知財専門家に加えて社内弁護士とも連絡を取り、プログラムを開始する予定であることを事前に知らせ、審査や承認の必要があるか確認することを忘れないでください。関係各社・各者とのコミュニケーション計画の概要も含め、法務審査の為の資料をパッケージ化しましょう。自分たちが今後何をするのか、そのプログラムの目的は何か、法務審査を通さなければいけない書類、企業内弁護士があなたをサポートするためにしなければならない決定と、それがいつまでにされる必要があるのかを共有してください。計画にあたっては対応期間を2週間確保するとよいでしょう。

 

戦略 3. オンサイトとオンラインの双方でサポートを提供する

クラウドソーシングプログラムに新たに関わる従業員からの質問に答えるために、プログラムの担当者で構成する小さなチームを組織してください。そして、よくある質問と回答と共に、プログラムに関する全ての情報を掲載した包括的な支援サイトを作成します。このサイトには、どのタスクを社内で行うべきか、どのタスクをサプライヤーと協力して行うのがベストか、そしてどのタスクをオンデマンド人材やクラウドソーシングと協力して取り組むのがベストか、などの情報を掲載するのがよいでしょう。

 

戦略 4. コンプライアンス動画を作成する

コンプライアンスの遵守に求められる要件を明確化し、従業員がプログラムに参画する前に予習の出来る研修動画を作成し、コンプライアンスを理解し、遵守してもらいやすくしましょう。動画には、ログインからセキュリティー、パーミッション、運営管理について、予算編成の手引き、法務部の誰に助言を求めたらよいかなどを含めてもよいでしょう。クラウドソーシングプログラムの開始方法や進め方については、Topcoderのプレーブック「How to Thrive in the New Economy of Work: The Ultimate Guide to Adopting Open Talent Models within Your Organization.」(仕事のニューエコノミーで成功する方法 – オープンタレントモデルを採用する為の究極のガイド)を参考にしてください。

 

Topcoderのクラウドコミュニティを活用したデジタルソリューションにご興味のある方はぜひお気軽にこちらよりお問い合わせください。